Automatize confirmações de consultas e atendimentos

Roteiro da automação

• O controle principal será em uma planilha do Excel. Mais simples, impossível. A pessoa responsável pelos agendamentos em sua empresa precisa apenas manter organizados os dados dos clientes/pacientes, com a data da próxima consulta, além do e-mail e número de Whatsapp para o envio da confirmação.

A planilha deve ter, nesta ordem, os campos nome, email, whatsapp, dia. Depois você pode colocar quantos outros campos de controle quiser para facilitar sua gestão. Uma dica é clicar em qualquer célula da linha que tem os nomes das colunas e ativar a opção de filtro, como demonstrado na imagem. Dessa forma, será fácil filtrar, por exemplo, somente os registros para os quais você deve enviar as confirmações do dia.

• Ativando o filtro, você vai poder exibir facilmente os contatos para os quais deve enviar as confirmações do dia ou da semana:

• Na etapa final, você vai simplesmente selecionar e copiar os dados dos clientes que devem receber as confirmações, colar no sistema de automação (que vou mostrar em seguida) e executar a automação. O sistema vai enviar uma mensagem personalizada para cada contato, por e-mail e também por Whatsapp. Depois disso basta você atualizar a planilha lá no Excel com as confirmações efetuadas e pronto.

Sistema para criar scripts de automação

Vamos utilizar para esta automação um sistema robô chamado Assistente Digital. Ele serve para você poder fornecer um conjunto de dados e depois automatizar tarefas em sistemas e sites, emulando cliques, digitação, abertura de arquivos etc., e é justamente isso o que queremos fazer. No site você pode baixar a versão de testes e a melhor parte vem agora: Já existe um script de exemplo pronto para uso, para esta função de confirmações de agendamento.

Ao abrir o sistema, baixe o script acessando o botão Baixar Scripts. O nome do script de exemplo é "Envio de confirmação de presença".

Para começar a automação, é só dar um duplo clique neste script:

Enviando as confirmações de presença

Na planilha, você deve selecionar e copiar os dados dos contatos que irão receber as confirmações. Nesta ordem, devem ser os seguintes dados: nome, email, whatsapp, dia.

Ao abrir o script, uma tela semelhante à seguinte irá aparecer:

Na aba dados, basta colar as informações copiadas da planilha. Depois volte para a aba "Script". Você deve então informar no local indicado na figura abaixo (1) os dados da conta SMTP de email que irá usar para enviar as mensagens aos seus contatos. O Whatsapp para PC (baixe na Microsoft Store) também precisa estar instalado e logado na sua conta do Whatsapp.

Depois de definir os dados das mensagens que serão enviadas, é só clicar no botão Rodar (2):

O que vai acontecer?

O sistema vai enviar a mensagem de e-mail e Whatsapp para cada registro que estiver na aba Dados. Se estiver faltando o e-mail ou o Whatsapp no contato, não tem problema, pois apenas o canal de contato disponível (email ou whatsapp) será usado para o envio das confirmações.

A partir daí você deve receber os retornos dos clientes, e poderá então, manualmente, marcar na planilha os que confirmaram e cancelaram, mantendo o controle dos agendamentos. A parte mais maçante da tarefa, o script de automação vai fazer por você.

Dica: Note que você pode usar valores personalizados com o nome e dia, por exemplo, bastando colocar esses dados entre colchetes, como é demonstrado na mensagem de exemplo do script.